Allmänna råd när du ska boka konferens
Det finns några grundläggande punkter som behöver checkas av inför konferensen, oavsett om företaget är litet eller stort, och oavsett om man ska bjuda in utomstående gäster eller inte. Att boka konferens innebär ofta att en rejäl planering krävs, och det är bra att skapa en lista med olika planeringspunkter.
- Vad ska ni göra på konferensen? Teambuilding, diskussioner, föreläsningar? Beroende på vad ni ska göra under era konferensdagar krävs olika lokaler. När ni bestämt vad som ska ske på konferensen blir det lättare att göra ett urval mellan olika konferensanläggningar.
- Du behöver sätta en budget – om konferensen inte har en budget från början kan det bli svårt att hålla koll på kostnaderna och utgifterna. Det är stor skillnad kostnadsmässigt på att boka konferens på en italiensk vingård jämfört med att hålla konferens i motionsgården i hemorten men båda kan bli lika bra och kreativa om man bara vet hur man genomför resterande delar.
- Välj en ort och en plats för konferensen – När du avsatt en budget kan du välja en ort för konferensen och en konferensanläggning där ni kan ha konferensen. Här behöver man fundera över vilken typ av konferens det ska vara. Behövs det en lugn miljö där ni får tid att diskutera saker, eller behöver ni ett energigivande ställe med möjligheter till teamaktiviteter? Behöver ni kunna sova över på plats, vem sköter måltiderna, och vad finns det för utrustning i konferenslokalerna?
- Fundera även på vilken typ av konferenslokaler ni behöver rent sittningsmässigt. Ska ni lyssna på en föreläsare så kanske ni behöver en teatersittning med bekväma stolar, och ska ni ha diskussioner är det bra om ni kan se varandra.
- Överväg även om ni vill ha någon form av underhållning eller happenings under konferensens gång. Det kan ge personal och deltagare en fin upplevelse och hjälpa till att höja arbetsmoralen.
Genomför konferensen på hemmaplan i Sverige
Stora företag har länge ofta åkt utomlands med sina anställda när det är dags för att boka konferens. Med dagens miljömedvetenhet vänder dock den trenden och många väljer att genomföra konferensen i Sverige istället. Det kan finnas fördelar i detta, både för miljön och för företagets ekonomi. Väljer man dessutom att marknadsföra konferenseventet med fokus på just medvetet miljötänk kan det även finnas marknadsföringspoäng att vinna. Det finns dessutom möjligheter för att genomföra en lyckad konferens på många orter i Sverige. Välj mellan en lugn konferens på landet och en mer upplevelsefylld konferens i en storstad, till exempel Stockholm.
Konferensanläggning i Stockholm – vilken ska man välja?
När du vill boka konferens i Stockholm gäller ungefär samma kriterier som om du skulle tittat på hela landet. Du behöver avgöra vad för typ av anläggning företaget behöver för den kommande konferensen. Vad ska ske? Ska ni diskutera mycket, eller är det mer inspirationsdagar som gäller? Beroende på vad ni ska göra kan du göra ett urval mellan olika alternativ.
Ta in ett externt företag för att boka konferens – vad kan fördelarna vara?
Som synes kan det krävas ganska många arbetstimmar för att skapa en lyckad konferens, speciellt om man behöver något mer än endast ett rum med bord och stolar för eventet. Det kan vara extra krångligt att boka konferensanläggning i Stockholm och andra stora städer om man inte känner till omgivningarna eller om man känner att man inte har koll på hur man lägger upp ett event på bästa sätt. Det kan då finnas fördelar med att ta in ett externt företag som har koll på hur man lägger upp konferensen på bästa sätt.
