Att arrangera en konferens är ett stort projekt, ofta större än vad de flesta företag tror. Det gäller speciellt för de företag som har många anställda och vill göra något speciellt med sin konferens, kanske genom att boka flera välkända föreläsare.
Det allra första man bör tänka på är att svårigheterna ökar ju fler deltagare det blir. En konferensresa för tio personer är relativt enkelt att boka upp. Kom ihåg att även föreläsarna ska kunna ta sig till anläggningen, i vissa fall är det upp till arrangören att hitta passande boende för föreläsarna. De flesta hotell har både rum och konferensanläggningar som passar utmärkt för denna deltagarstorlek. När du börjar närma dig 20, 30 eller ännu fler deltagare växer samtidigt det logistiska problemet. Det kan bli betydligt svårare att hitta boende för hela deltagarskaran på samma ställe, speciellt om man ska boka rummen med kort varsel. Sedan har du även själva resedelen. Att hitta tåg, buss och eventuellt flyg till och från olika platser är ett stort arbete som kräver mycket planering.
Problemen när du bokar en konferensresa utomlands
Låt oss säga att du vill anordna en konferens i en vacker och varm plats som inte ligger i Sverige. Det finns otaliga platser runt om i världen som passar utmärkt för konferensresor. Att hitta det bästa flygbiljetterna för allihop är en konst i sig. Många gånger behöver du som arrangör även hjälpa till med transporten till flygplatsen och även se till att deltagarna ta sig vidare efter flyget till destinationen.
Som du märker är det ett stort arbete som väntar bara sett till logistiken, vi har inte ens nämnt allt jobb som har att göra med själva programmet. För att en konferens ska bli riktigt bra gäller det att planera programmet noggrant. Det handlar inte bara om att bestämma vem som ska prata och när de ska hålla låda, en bra konferens ska även ha andra roliga aktiviteter som för gruppen samman eller som bidrar med något av värde. Det kan exempelvis handla om att boka en gemensam stadstour, en gokarttävling eller något helt annat som passar den specifika gruppen.
Bra konferenser kräver tid och engagemang
För att en konferens ska bli riktigt bra behöver arrangören lägga tid på att planera allt in i minsta detalj, från det logistiska till det konferensresa program som kommer att gälla. Det är fullt möjligt att göra detta internt men det betyder att personal kommer att behöva bindas upp länge. Ett bättre alternativ är att låta ett professionellt företag ta hand om hela konferensen, från planering till utvärderingen efteråt.
