Låt säga att du har fått ansvar för ett arrangemang som ska genomföras med jobbet. Du har varit på liknande tillställningar tidigare och är ingen nybörjare, men någonstans gnager det lite av frustration och du känner ingen arbetsglädje. Varför? Det var inte kul senast, alternativt ingen kommer ihåg varför ni över huvud taget samlades den där gången. Låt oss lyfta lite från plikt till att istället känna lust!
Kanske ska du välja en annan utgångspunkt till att börja med. Det är ju rätt vanligt att man helt enkelt samlas, tittar på en powerpoint och sedan äter middag tillsammans. (En lätt överdrift kanske, men ändå). Det kan bli riktigt trevligt, men kanske vill du höja nivån lite grand denna gång? Börja med att höra dig för bland vänner och bekanta om de har tips eller kontakta helt enkelt en eventbyrå i Stockholm som är uppskattad och omtalad för sina överraskande lösningar och sin stora erfarenhet. Boka ett möte och ta med dig följande dit: en beskrivning av de som förväntas delta, ett syfte med arrangemanget. Vilket är målet? Hur ser sammanhanget ut? Hur backar du upp evenemanget med förberedelser internt och externt? Vad har ni för rutiner kring kommunikation och PR? Vad ligger din budget på? Om du kan beskriva dina behov tydligt är du på god väg mot en succé och kan förvänta dig den bästa motprestationen i form av mat och lokaler, kontaktnät och tips, teknik och aktiviteter.
Våga peka med hela handen när det blivit dags att boka konferensanläggning. Var också tydlig inåt i organisationen, så att du skapar rätt förväntningar. Folk är ju olika. Somliga ser bara fram emot middag och dans, andra klättrar på karriärstegen och vill att minsta ansträngning ska uppmärksammas. Fördela rollerna på bästa sätt, utan att glömma syftet och de resultat ni hoppas kunna ta med er därifrån. Många gillar att bli utvalda och få en arbetsuppgift eller ansvar för någon del. Se inte tillfället som separerat från den övriga verksamheten, utan jobba på att knyta ihop allting med ett före, under och efter. Du bör också förvänta dig att du får hjälp av samarbetspartnern med att dokumentera och mäta effekterna. Få saker är så bortkastade som att genomföra möten, som ju sällan är gratis, utan att kunna peka på vad ni fick ut av det. Sådant brukar både anställda, fackförbund, styrelsen eller allmänheten var väldigt intresserade av.
Kanske har du lyckan att ha många goda erfarenheter av konferensanläggning i Stockholm och vet precis hur du vill ha det. Det kan vara ett behagligt läge på många sätt, men glöm inte att utmana både din egen organisation och leverantören. Ofta finns det någon detalj att skruva på. Fråga kollegor eller kurskamrater vad de minns med särskild glädje från sitt arbetsliv. Finns det en gemensam nämnare? Till exempel att alla var aktiva och skrattade mycket? Att talarna var klockrena och gav något att tänka på? Hur kommer din berättelse att låta efteråt?
