Inom ett företag finns det ofta mängder av dokument och pappershandlingar, både viktiga och mindre viktiga, som måste hanteras och arkiveras. I många år har man använt sig av pärmar, mappar eller stora arkiv för att få plats med dessa, men detta är både platskrävande och kan orsaka stora problem om de skulle råka försvinna eller gå sönder. Satsa i stället på smart digital arkivering för snabb och säker tillgång till alla dina dokument.
Vilka fördelar kommer med ett digitalt arkiv?
Ett digitalt arkiv fungerar alltså på precis samma sätt som ett fysiskt, fast digitalt. I stället för att förvara alla dokument i fysisk form i pärmar och arkivlådor så sparar ett smart archive dem digitalt. Detta gör att du kan spara otroligt mycket plats och slipper lägga pengar på att köpa in stora mängder arkivmaterial. Dessutom går det betydligt snabbare att hitta det dokument du letar efter om du har möjlighet att söka efter det i datorn i stället för att leta bland pärmar och lådor. Du skapar helt enkelt en mer organiserad arbetsplats där du kan lägga mindre tid på att leta och mer tid på dina verkliga arbetsuppgifter.
För dig som hanterar särskilt viktiga och sekretessbelagda dokument kan digital arkivering dessutom hjälpa dig att skapa en säkrare arbetsplats. Med ett smart archive kan du ge åtkomst endast åt de med rätt behörighet och samtidigt hålla dokumenten låsta för andra. Det kan handla om alltifrån inköps- och kundavtal, fakturor och annan korrespondens som du vill ha lagrat digitalt i stället för fysiskt. Med en sådan lösning kan du komma åt dem från din dator var du än befinner dig när som helst på dygnet.
Hur skaffar man ett digitalt arkiv?
Om du också vill ha en säkrare och mer organiserad arbetsplats med digitala arkiv är det dags att hitta ett företag som kan hjälpa dig med detta. Börja med att göra egen efterforskning på nätet för att se vilka alternativ som dyker upp eller prata med företag som redan använder sig av digitala arkiv för personliga rekommendationer. Det företag du sedan bestämmer dig för att ta hjälp av kommer ta hand om hela digitaliseringsprocessen och scanna in ditt företags dokument och göra dem tillgängliga i det nya digitala systemet. Där kan du själv sätta upp regler kring behörighet och vilken tillgång som ska finnas till dokumenten för att skapa ett arbetssätt som passar just din verksamhet. Självklart kan du även välja att spara de dokument du vill i fysisk form om det skulle behövas.
Satsa på digital arkivering redan idag och märk snart skillnaden i effektivitet och säkerhet inom företaget. Det kommer gå betydligt snabbare att hitta de dokument du är ute efter och dessutom behöver ni inte ödsla dyrbar plats åt pärmar och arkivlådor. Lycka till!
