Kvitton, milersättning och traktamenten ー alla dessa utlägg som måste rapporteras in och hanteras. Har företaget fler än fem anställda blir det snabbt en extra arbetsbörda att behöva jaga kvitton, påminna attestanter och hantera underlag. Hur kan utläggshantering bli enklare? Här kommer några tips som underlättar utläggshantering för både små och stora företag. Men först, vad är egentligen ett utlägg?
Vad är ett utlägg?
Ett utlägg är en utgift som betalas för någon annans räkning och som personen sedan blir ersatt för.
Vanliga typer av utlägg
Det finns olika typer av utlägg: egna utlägg, företagets utlägg och kunders utlägg.
Egna utgifter är arbetsrelaterade kostnader som till exempel kostnader för transport eller resor inom tjänsten. De egna utgifterna betalas med privata pengar. Den anställde ersätts för utlägget genom att summan läggs på lönen som en kostnadsersättning (en separat ersättning vid sidan av lönen för att täcka kostnader som den anställde har i tjänsten) eller ett traktamente (en ersättning som den anställde kan få av företaget vid resor i tjänsten).
Vad är utläggshantering?
Processen eller systemet som ett företag använder sig av för att registrera, hantera och bearbeta en anställds utlägg ー det är utläggshantering. Utläggshantering kan vara tidskrävande eftersom underlag måste krävas in, utläggen ska bokföras och uppgifterna måste sparas.
Tips för företagets utläggshantering
Ett tips som gör utläggshantering enklare är att ta hjälp av tekniken. Det finns olika digitala tjänster för utläggshantering som gör hanteringen och rapporteringen smidigare. Tar företaget hjälp av en molntjänst blir allt mycket lättare.
Fem fördelar med utläggshantering via en molntjänst
- Alla utlägg samlas på en och samma plats.
- Alla uppgifter går att komma åt när som helst ー förutsatt att det finns internetuppkoppling.
- Tjänsten håller hög säkerhet eftersom många molnleverantörer använder avancerade brandväggar och system som snabbt upptäcker intrång.
- Företaget slipper höga inköpsutgifter eftersom ingen investering i hårdvara krävs, istället sprids kostnaden för stora inköp över en längre tidsperiod.
- Tjänsten går oftast att integrera med andra molntjänster vilket förenklar arbetsdagen.
Samhället rör sig allt längre bort från det analoga så varför inte göra företagets utläggshantering digital? Väljer bolaget en digital lösning finns det en del att tänka på för att säkerställa att tjänsten motsvarar förväntningarna. Därför kommer här en enkel checklista.
Checklista för utläggshantering ー säkerställ möjligheten att:
- Registrera utlägg när medarbetare är på språng.
- Spara alla utlägg på en och samma plats.
- Integrera tjänsten med löne- och fakturasystemet.
- Attestera via mobil, surfplatta eller dator.
- Fota och ladda upp underlag i mobilen för de anställda.
- Koppla tjänsten till Skatteverkets regler.
- Ange utlägg som debiterbara i projekt.
- Få rapporter över samtliga utlägg inom företaget, mellan de olika avdelningarna samt en enskild anställds utlägg.
- Skicka automatiska påminnelser till både attestanter och anställda som gjort utlägg.
- Få en automatisk beräkning av moms, avdrag och ersättning.
- Få färdiga underlag för löner och fakturering.
Testa först ー köp sedan
Undvik att köpa grisen i säcken genom att testa tjänsten för digital utläggshantering innan köp. Vissa företag på marknaden erbjuder demovisningar av tjänster för utläggshantering som gör det möjligt att ställa frågor och se om tjänsten uppfyller förväntningarna.
